5S es una herramienta popular y de uso común en KAIZEN™ o Lean Manufacturing. Ésta fue desarrollada en Japón y se utiliza para mejorar las condiciones y organización del lugar de trabajo. Organizando los espacios de manera eficiente, efectiva y segura para todas las personas. A menudo las 5S se utilizan como un elemento clave en muchos esfuerzos de mejora continua. Esto se debe a que la herramienta 5S no sólo ofrece una base sólida sobre la cual se pueden establecer mejoras, sino que también hace que los trabajadores del área designada participen activamente en iniciativas de mejora, iniciando cambios conductuales y cultural. Comúnmente, los eventos 5S se ejecutan durante tres a cinco días.

Historia

Esta metodología fue desarrollada en Japón por dos personas, Osada y Hirano, quienes estructuraron una manera de implementar esta filosofía. Se dice que el principio de las 5S viene de Henry Ford, pero él utilizaba el sistema CANDO (significa limpieza, arreglos, pulcritud, disciplina y mejoras continuas) antes de desarrollar esta metodología.

Beneficios

• Aumento de productividad

• Reducción en tiempo de búsqueda

• Calidad mejorada

• Más seguridad

• Reducción en tiempos de Set-up

• Aumento en la motivación de las personas

• Menos estrés para los operadores

• Ambiente de trabajo más seguro

• Mejoras en el proceso

Significado de las 5S:

1- Seri – Separar

2- Seiton – Ordenar

3- Seiso – Limpiar

4- Seiketsu – Estandarizar

5- Shitsuke – Sustentar o Disciplina

Preparación para su evento 5S

Ejecutar un evento 5S es bastante simple. Con un poco de preparación, un evento 5S puede ofrecer resultados sobresalientes, facilitando la formación de equipos, motivando a las personas involucradas y generado un lugar de trabajo seguro que permita identificar anomalías en forma visual para acciones correctivas inmediatas. Algunas de las cosas que se deben considerar antes de comenzar el evento incluyen:

• ¿Qué parte de la empresa necesita 5S? Seleccione el departamento, planta o lugar en el cual se realizará el evento. Considere el departamento, área o plata que se beneficiará más, ya que también creará un gran revuelo dentro de la empresa. Este debería ser el área piloto, donde otros trabajadores pueden visitar para inspirarse.

• Asegúrese de tener suficiente tiempo, suministros y recursos (incluidas las personas) disponibles para el evento.

• Comunique en toda la organización el evento que se realizará y asegúrese que todos los involucrados sepan qué es 5S. Una forma es hacer una presentación al equipo explicando qué es la herramienta y los objetivos del ejercicio. Las fotos de antes y después funcionan mejor para comunicar los éxitos.

• Considere qué soluciones de almacenamiento se requerirán después de limpiar y ordernar.

Después de considerar los puntos anteriores, estarán las condiciones para comenzar un evento KAIZEN™ 5S.  Los cinco pasos de las 5S son:

1- Seiri - Separar

Comience por establecer criterios para distinguir entre los elementos del lugar de trabajo que son necesarios y los que no son necesarios. Separar significa remover todos los elementos innecesarios del lugar de trabajo, dejando sólo lo que realmente se requiere para el trabajo todos los días. 

Los materiales, equipos, instrumentos o cualquier cosa que no sea utilizado frecuentemente debe moverse a un área común separada llamada “Zona Roja”.

Los elementos que no son utilizados deben ser removidos o reciclados. No se debe dejar nada en el lugar de trabajo con el pretexto de “puede que se use en un futuro”. Todo el equipo debe ir a través del área revisando (dentro de cajones, abajo y atrás de máquinas, ¡en todos lados!)

Toda la basura debe eliminarse y los elementos que no se pueden identificar, se deben dejar en la Zona Roja.

Sólo los elementos necesarios para el área de trabajo se deben mantener.

2- Seiton – Ordenar

El siguiente paso del evento 5S es asegurarse de que los elementos necesarios se organicen de manera que sean fáciles de encontrar y recuperar. Se debe asignar un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar. Los elementos se deben organizar por frecuencia de uso. Los elementos que se necesitan a menudo son los que se les asigna un acceso más fácil para alcanzar. Si no usa algo con mucha frecuencia, muévalo lejos o al almacenamiento a largo plazo. Este paso dará como resultado un tiempo de búsqueda reducido y por lo tanto una mayor productividad.

También se pueden ordenar los elementos por peso, los elementos pesados a un nivel inferior y los elementos livianos a un nivel superior. Esto generará un ambiente de trabajo más seguro.

3- Seiso – Limpiar

El tercer paso del 5S se centra en la limpieza del lugar de trabajo. El equipo puede limpiar las áreas de trabajo a fondo para eliminar cualquier mancha o suciedad. También es importante tener en cuenta que otro objetivo de 5S es mejorar las condiciones de seguridad, por lo que ayuda a buscar áreas que pueden requerir repintar las marcas de ciertas áreas. Si su lugar de trabajo ya estaba relativamente limpio y ordenado, esto no debería llevar mucho tiempo. Este paso tiene como objetivo hacer que el lugar de trabajo se vea bien, generar entusiasmo en el equipo y establecer un nuevo hábito de mantener las cosas limpias. Pero no es el objetivo principal, la limpieza hace más fácil la detección de defectos y la identificación de las fuentes de suciedad, que al detectarlos serán más sencillos de eliminar.

4- Seiketsu – Estandarizar

Organizar un evento 5S puede ser divertido y muy gratificante: limpiar lugares de trabajo desordenados y convertir el entorno laboral en uno del que cada trabajador se enorgullece. Sin embargo, si no se mantiene, las ganancias del evento 5S serán de corta duración. Estandarizar significa documentar todos los procedimientos o actividades necesarias. En esta etapa transformamos las buenas prácticas en buenos hábitos. A través de la estandarización, se comparan y se acuerdan las mejores ideas de los trabajadores para que las 3S anteriores se sustenten a lo largo del tiempo. Se comparten entre departamentos, flujos de valor y ubicaciones. Se generan letreros, etiquetas, colores, procedimientos y marcas que se extienden por toda la organización para que todas las personas sepan qué hacer, cómo, cuándo y dónde realizar un procedimiento, etc.

5- Shitsuke – Sustentar o Disciplina

Finalmente, debe asegurarse de que haya algunos miembros de la alta dirección que se responsabilicen por el mantenimiento continuo y el éxito de la iniciativa 5S. Este sentido de propiedad debería incluir tener 5S arraigado en los sistemas de gestión diarios. El liderazgo debe garantizar que los departamentos realicen auditorías para garantizar que los trabajadores mantengan los nuevos sistemas que desarrollaron. Sin lugar a duda, la parte más difícil de llevar a cabo un evento 5S es garantizar que las personas no vuelvan a sus viejos hábitos una vez que finalice el evento. Además, se establecen comunicaciones y procedimientos para instalar las fases 5S como una parte continua y sostenible de la cultura de la empresa. Todo lo que necesita recordar es mantener los principios de mantenimiento de 5S tan simples y fáciles de seguir como sea posible.

Conclusión

Los eventos 5S son una excelente manera de asegurar que los espacios de trabajo permanezcan organizados y libres de desorden. Como beneficio adicional, los resultados de este evento son inmediatos y visibles, algo que generará entusiasmo entre el equipo y los alentará a llevar a cabo mejoras adicionales. Cuando se llevan a cabo correctamente y se mejoran diariamente por quienes realizan el trabajo, estas mejoras se arraigarán en la mente de los trabajadores y se convertirán en la cultura de la empresa.