Caso de consultoría Kaizen Institute: Transformación digital e innovación de los negocios

Caso de consultoría Kaizen Institute: Transformación digital e innovación de los negocios

Uno de los factores más relevantes para la supervivencia de los negocios, independientemente del sector, está relacionado con la transformación de los procesos mediante la tecnología. El desarrollo tecnológico es un factor que diferencia a cualquier empresa de sus competidores y consumidores. Para abordar este nuevo paradigma digital evitando graves consecuencias para su actividad, las organizaciones deben adoptar un enfoque sistemático que les permita mejorar tecnológicamente sus negocios mediante la transformación digital.

 

Sin embargo, aunque la evolución tecnológica conlleva muchas ventajas, va acompañada de nuevos desafíos, como la inversión financiera y la necesidad de formar a los trabajadores para que avancen hacia un nuevo paradigma tecnológico.

 

Para que las empresas tengan éxito en su viaje de transformación digital, deben comprender las especificidades de este proceso y los factores fundamentales que deben considerar antes de la implementación.

 

Objetivos y beneficios de la transformación digital

La transformación digital exige la coexistencia de dos conceptos distintos que deben ser entendidos: digitización y digitalización.

La digitización es el resultado de la transición de la información no digital a un formato digital mediante la representación de señales, sonidos, imágenes y objetos en valores binarios (representados por 1 o 0). Como resultado, los datos se almacenan en dispositivos electrónicos donde la información está protegida de ataques externos.

 

Por otro lado, la digitalización considera los cambios sugeridos por la implementación de nuevas tecnologías, como el Big Data, la IoT (Internet de las Cosas), blockchain y las criptomonedas, entre otras. En este caso, uno de los principales errores que cometen las organizaciones es considerar la digitalización como un aumento en la utilización de recursos tecnológicos. Cuando en realidad, la digitalización exige la integración de elementos que se adapten a la actividad de la empresa y mejoren su operación. Así, la transformación digital se traduce, en definitiva, en el progreso tecnológico de las organizaciones, afectando no sólo a las actividades de las empresas, sino también al entorno de las mismas. El efecto de la digitalización de las empresas en la sociedad se observa, directa o indirectamente, mediante el desarrollo y la optimización de sus procesos.

 

Por lo tanto, es posible afirmar que la digitización consiste en la conversión de la información mientras que la digitalización es el proceso de implementación de la tecnología. En este sentido, la transformación digital es el resultado o el efecto de estos procesos en las organizaciones y en la sociedad. Así, la transformación digital supone la sustitución de los procesos manuales por alternativas digitales en todos los ámbitos del negocio. Para transformar digitalmente una organización, es necesario reinventar los procesos, automatizar las operaciones e integrar la tecnología necesaria para optimizar la actividad del negocio, impulsando el crecimiento y el éxito de la empresa.

 

Cada organización debe definir su camino de transformación digital según los objetivos específicos que desea alcanzar. Este proceso debe seguir las necesidades de los negocios y no al contrario. Por eso, los objetivos pueden estar relacionados con el aumento de la colaboración y la agilidad de los equipos, la mejora del rendimiento de los trabajadores, el aumento de la eficiencia de los procesos, el desarrollo de nuevos modelos de negocio o hasta la obtención de ventajas competitivas en el mercado en el que la empresa actúa.

 

¿Por qué la transformación digital falla en las organizaciones?

En los últimos años, muchas empresas han empezado su viaje de transformación digital. Realizar una reestructuración tan intensa supone dificultades y desafíos adicionales para la gestión de la organización. Independientemente del tamaño de la empresa o de la inversión realizada, este viaje no siempre evoluciona según lo planificado. De hecho, el 70% de los proyectos de transformación digital no alcanzan los objetivos previstos. A continuación, reunimos las razones más frecuentes por las que las organizaciones fallan en su transformación digital.

 

1. Subestimar el impacto de la arquitectura de datos

La pandemia puede que haya acelerado la transformación digital de algunas empresas que aún no estaban preparadas para repensar su estructura de datos. Sin embargo, es esencial garantizar la interoperabilidad de los sistemas (la forma en que se comunican los distintos sistemas/plataformas), así como identificar el tipo de datos adecuados a las necesidades operativas de cada equipo. La optimización de la arquitectura contempla la organización de los datos que pueden estar repartidos entre las nubes, los sistemas, los equipos y las plataformas para mejorar los negocios.

 

2. No crear un proceso de gestión del cambio

El éxito de la implementación de la transformación digital dependerá de la involucración de la gestión, que debe comunicar internamente los objetivos del proceso. Esto garantiza la integración de todos los departamentos, no solo del equipo de IT, lo que evita la pérdida inesperada de información.

 

3. Falta de comprensión de la diferencia entre digitización y digitalización

Es necesario entender la diferencia entre el proceso de digitización y el de digitalización para evitar esfuerzos inútiles en el diseño de una estrategia desajustada a los objetivos de la organización. Como mencionamos anteriormente, la digitización es la transformación de los procesos o productos de la empresa en un formato digital, mientras que la digitalización supone que la empresa saque el mayor provecho de los procesos o productos digitizados. Por lo tanto, la digitización es una herramienta sólo para lograr la digitalización.

 

4. No desarrollar las competencias ni el talento internos

Sin el talento adecuado para ejecutar un proceso tan dinámico como la transformación digital, la empresa se arriesga a iniciar esfuerzos que no van a traducirse en el éxito esperado de la operación. Considerando también la necesidad de reclutamiento para puestos relativos a la inteligencia artificial y la ciberseguridad -que son funciones esenciales para las empresas en una etapa de gran madurez digital - el desarrollo y la demanda de competencias internas se convierte en un desafío aún mayor. El desarrollo de competencias de liderazgo y de competencias blandas asociadas a la gestión de la resistencia al cambio, junto con el desarrollo de competencias sólidas relacionadas con las herramientas digitales y la gestión de los sistemas de datos, ha demostrado ser esencial para el éxito de la transformación digital.

 

5. No empezar por la comprensión de las necesidades de los negocios

Empezar un proceso de transformación digital sin identificar las necesidades específicas de los negocios es, sin duda, una receta para el fracaso. Antes de adoptar o rediseñar cualquier solución tecnológica, es necesario analizar los procesos de la empresa, lo que significa que el viaje debe empezar por la simplificación de los procesos actuales para sacar el mayor provecho de la digitalización.

 

Los pilares de la transformación digital

Para garantizar la implementación exitosa de la transformación digital, se deben alinear y desarrollar cuatro pilares adicionales a la tecnología: Experiencia del cliente, Datos, Innovación, y también Cultura y Personas.

Pilares de la transformación digital

 

Experiencia del cliente

El cliente debe ser siempre el principal enfoque de los esfuerzos y la dedicación de una organización al definir su estrategia de transformación digital. Según una encuesta de IBM realizada a 12.800 Chief Experience Officers, el 68% espera que en el futuro sus organizaciones valoren más las experiencias de sus clientes que las características técnicas de sus productos. Por lo tanto, antes de invertir en tecnología, es esencial entender la jornada del cliente, como sus expectativas y comportamientos. En este sentido, la transformación digital proporciona un conjunto de herramientas que permiten a las organizaciones conectar y comprender a sus clientes de diversas maneras, más allá de las formas tradicionales de comunicación.

 

Datos

La transformación digital de cualquier organización exige la utilización de datos. Para impulsar este proceso, es necesario entender cómo optimizar la recopilación de datos, así como definir objetivos concretos para su utilización. Este pilar destaca la necesidad de aumentar la disponibilidad de los datos agilizando el proceso y volviéndolo más interactivo. Actualmente, es posible tomar decisiones de forma inmediata utilizando big data, lo que acelera el proceso de toma de decisiones, previsión y descubrimiento de comportamientos inesperados.

 

Innovación

Para transformar digitalmente una empresa, es necesario trasladar los procesos, las metodologías y las operaciones a una nueva realidad. La innovación resulta ser una competencia fundamental que las empresas deben estar preparadas para adoptar de forma integrada en toda su actividad. En otras palabras, la innovación promueve la transformación digital estimulando el pensamiento creativo y la mentalidad de solucionar problemas.

 

Cultura y personas

La digitalización de las organizaciones exige que los equipos cambien sus comportamientos. La utilización de la tecnología debe permitir la creación de experiencias disruptivas para el cliente, pero también para los trabajadores de la empresa, ya que superar la resistencia al cambio es esencial para el éxito de cualquier programa de transformación digital. Si se comunican los objetivos y las expectativas del proceso y se crea un entorno de colaboración, se pueden superar las barreras internas para el éxito de la digitalización.

 

Madurez digital

La madurez digital consiste en la capacidad de una organización para reaccionar y adaptarse a las últimas tendencias tecnológicas. Es un proceso continuo que soporta la supervivencia y el crecimiento de las empresas. Además, alrededor del 43% de las empresas globales con mayor madurez digital tienen márgenes de beneficio significativamente superiores a la media de su sector.

Es fundamental que el proceso de implementación de la transformación digital esté alineado con la actividad de la empresa de forma que sea sostenible para los negocios. Por esta razón, algunas organizaciones presentan un elevado grado de madurez digital antes que otras, aunque no hay una regla general respecto a la duración de este proceso.

 

Para evaluar la madurez digital de las organizaciones globales, Dell realizó un estudio en el que indica que el 15% de las organizaciones globales se están retrasando digitalmente, el 32% están controlando las tendencias del mercado tras las grandes disrupciones de los líderes del mercado, y el 34% están evaluando la posibilidad de transformar digitalmente su organización. En general, sólo el 19% de las organizaciones están dispuestas a explorar e integrar la transformación digital en sus negocios para impulsar sus ventas, expandirse a nuevas áreas de negocio o mejorar la experiencia del cliente.

 

Adaptarse a la transformación digital exige que las empresas sean versátiles. Así, cuanto mayor sea el tamaño de la empresa y más lenta sea su adaptación a la transformación digital, mayores serán las pérdidas potenciales de ingresos. Por el contrario, las empresas más pequeñas y con menor cuota de mercado, como las start-ups, ganan impulso mediante su tolerancia al riesgo y su capacidad para innovar a través de la transformación digital.


 

Para evaluar la madurez digital de las organizaciones, Google ha desarrollado uno de los modelos más utilizados, que predice cuatro etapas enfocadas a la calidad y disponibilidad de los datos.

 


 

Naciente:

La primera etapa de madurez se enfoca en la organización que, con datos de calidad, es capaz de conectar los diferentes departamentos o áreas. En esta fase, es evidente el impacto que tiene el liderazgo de la gestión en la puesta en marcha del proceso.

 

Emergente:

Enfocada en la mejora de procesos y experiencias, esta etapa de madurez digital toma un paso adelante en la conversión y comunicación de datos entre departamentos mediante las nuevas tecnologías.

 

Conectado:

En esta fase del proceso de madurez digital, se espera que la productividad aumente mediante las interconexiones online y offline para promover la consecución de objetivos enfocados a la tecnología.

 

Multi-momento:

Finalmente, en esta fase, las decisiones estratégicas de la empresa se derivan totalmente de los datos y los procesos definidos permiten optimizar todos los canales y departamentos de la empresa.

 

El objetivo de empezar un proceso de transformación digital es el escalado de las cuatro etapas de madurez digital hasta que los datos se conviertan en parte de la organización de forma natural y en parte del día a día de los equipos.

 

¿Cómo lograr la transformación digital exitosa de tu empresa?

Los equipos deben estar preparados y hay que invertir en la adquisición de nuevas competencias tecnológicas, analíticas y de procedimientos. La transformación digital es un proceso continuo, ya que las tendencias del mercado y los comportamientos de los clientes y los competidores cambian constantemente. Por lo tanto, el éxito de la inversión en transformación digital depende de la capacidad y la agilidad con que la organización se convierta en la transformación de sus procesos internos utilizando la tecnología para satisfacer las necesidades del mercado.

 

La transformación digital debe incluir pasos secuenciales para ser implementada de la manera más efectiva posible en cada organización - independientemente del sector.

 

1. Identificar las necesidades críticas del negocio

Antes de empezar la digitalización, es necesario identificar las necesidades de la organización y definir sus objetivos específicos de transformación digital. Sólo entonces será posible medir los esfuerzos de digitalización de los negocios y comprender los beneficios que esta transformación aportará a la organización.

 

2. Definir la estrategia tecnológica adecuada para cada una de las necesidades

Una vez que tengas decidido el camino a seguir, tendrás que entender cómo empezar el proceso de transformación digital. ¿Será mediante la transición de la gestión de actividades y operaciones en la nube? ¿O mediante la inteligencia artificial? La respuesta a esta y otras preguntas determinará el camino que cogerá la organización. Además, es necesario definir las necesidades en términos de estructura de datos, es decir, qué arquitectura y procesamiento de datos son los más eficientes para contestar a los procesos críticos de cada uno de los equipos.

 

3. Simplificar los procesos mientras se identifican las mejores soluciones tecnológicas para implementar una transformación ágil

Después de reducir los desperdicios existentes en los procesos críticos, las necesidades tecnológicas deben estar relacionadas con las mejores plataformas de ejecución práctica. Es innegable que, para tener éxito, la transformación digital debe ser interactiva, receptiva, flexible y ágil.

 

4. Crear un modelo de governance

Para seguir la implementación del plan de transformación y monitorizar el cumplimiento de los objetivos definidos y los beneficios alcanzados, es necesario crear un modelo de governance que permita el seguimiento tras la implementación de la transformación digital.

 

La función de la tecnología en la transformación digital

La tecnología representa un conjunto de medios que posibilitan el desarrollo digital de las organizaciones. Tres de los mayores ejemplos de tecnología asociados a las transformaciones digitales son el IoT (Internet de las Cosas), la inteligencia artificial y cloud computing.

 

IoT supone la conexión de los seres humanos con objetos cotidianos como coches, casas y electrodomésticos mediante la digitalización. Esto permite recopilar y analizar información en tiempo real con la creación inmediata de acciones de respuesta permitiendo, la creación de experiencias personalizadas para el consumidor, por ejemplo.

 

La inteligencia artificial es un avance tecnológico que permite a los equipos aprender procesos, comportamientos y rutinas mediante la recopilación de datos. Un ejemplo de esta tecnología es el robot Alexa de Amazon que permite retener información y utilizarla para comunicarse.

 

Cloud computing supone la utilización de la nube como base para el desarrollo de las empresas de forma ágil. Además, la IoT y la inteligencia artificial son conceptos que actualmente se están democratizando en diversas organizaciones debido al papel de la nube en el desbloqueo y desarrollo de procesos, por lo que son de utilización generalizada por parte de las organizaciones digitalmente activas.

 

Tendencias para el futuro de la transformación digital

La transformación digital es un proceso dinámico y en constante evolución, por lo que la emergencia de nuevas tendencias y procesos requiere la atención de aquellos que quieren anticipar la dirección de las tendencias de digitalización del futuro.

 

Ciberseguridad

La velocidad y la cantidad de datos disponibles han aumentado, lo que se traduce en una toma de decisiones más rápida, así como en la prevención de errores operativos. Sin embargo, también existen algunos desafíos para los que las empresas deben prepararse. Cada año se reportan más de 445 millones de ciberataques y esta cifra va en aumento. Por lo tanto, la ciberseguridad encabeza las prioridades tecnológicas respecto a la protección de datos, procesos e infraestructuras y la inversión correspondiente a su importancia en las empresas debe ser protegida.

 

Inteligencia artificial y machine learning

Las herramientas de inteligencia artificial se están convirtiendo cada vez más en algo habitual en las organizaciones y la tendencia es creciente. Mediante su utilización se pueden identificar tendencias, tomar decisiones, predecir escenarios y aprender y mejorar procesos. La inteligencia artificial garantiza la optimización de los procesos y el desarrollo del potencial de mercado para los próximos años.

 

Big data

El volumen de datos disponibles crece un 40% al año, lo que se debe esencialmente a la automatización de los datos y al acceso generalizado a Internet. Sin embargo, para que la recopilación de datos aporte valor añadido a las empresas, es necesario analizarlos y crear información de calidad que permita crear ventajas competitivas para las empresas. El big data permite comprender y analizar grandes cantidades de datos, posibilitando así la toma de decisiones con menos riesgo e incertidumbre.

 

Automatización

Según el Foro Económico Mundial, el 80% de los CEOs están agilizando los esfuerzos para digitalizar los procesos de trabajo e implementar nuevas tecnologías. Este tema, sumado a la automatización de los procesos para mejorar la productividad de los equipos, permitirá a las empresas desarrollar sus operaciones y revolucionar el mercado laboral. La automatización conducirá a la creación de nuevos puestos de trabajo que exigen competencias blandas y que exigirán la adaptación de las empresas y sus trabajadores.

 

5G

La tecnología 5G promete transformar y acelerar la transformación digital ampliando sus límites hacia una realidad aún desconocida. Para los negocios, el 5G tiene un potencial casi ilimitado para revolucionar el producto o el servicio entregado al cliente final.

A pesar de los desafíos que supone el proceso de transformación digital, sus beneficios asociados son exponencialmente mayores y determinarán la supervivencia de cualquier negocio.

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