La empresa
Esta empresa es un proveedor de servicios compartidos integrados para la sanidad y tiene experiencia en servicios en todos los ámbitos, desde planes de nutrición, gestión de limpieza de instalaciones y lavandería, hasta servicios de distribución y gestión de stocks.
El desafío
En cuanto a los servicios de distribución y gestión de stocks, esta empresa tuvo que enfrentarse al desafío de coordinar el proceso logístico de distribución de vacunas.
Aunque está totalmente integrada en sus áreas de negocio, la magnitud de esta operación exigió un nuevo enfoque de todos los procesos relativos a la gestión de almacenes y la planificación de rutas.
Para hacer frente a estas operaciones, el objetivo principal era claro: ¿Cómo crear una nueva operación ágil a partir de cero manteniendo una mentalidad abierta?
· Necesidad de crear rutas todos los días con un número variable de lugares de entrega que considere la limitación del transporte de vacunas, así como los “tiempos ventanas” de los centros de vacunación
· Ausencia de un formato de comunicación con capacidad para reunir la información de los pedidos, las rutas de salida y que estime el número de cajas que el almacén debe preparar
El enfoque
Para hacer frente al desafío anterior, el primer paso fue la implementación de la metodología KAIZEN™ para definir la visión futura de todos los procesos. A continuación, se identificaron dos requisitos que debían tratarse con competencia analítica: la optimización de la ruta y las reglas de envasado.
Se siguió una metodología ágil para entregar versiones incrementales de las herramientas desarrolladas para garantizar la plena alineación con los requisitos de la operación, y la estrecha colaboración con los equipos de IT fue fundamental para garantizar que todos los datos estuvieran siempre actualizados y directamente conectados al sistema.
La solución fue estructurada en dos fases:
· Algoritmo de rutas que minimiza los km, el tiempo de viaje y el número de vehículos. Integración de puntos estratégicos de x-docking
· Creación de un plan con diferentes visualizaciones. En resumen, que es leído por el sistema y genera las etiquetas de las cajas, la información del PDA para los conductores, así como las alertas automáticas para los centros de vacunación
· Optimización de las cajas mediante un algoritmo de distribución que maximiza el número de botellas por caja y permite la mezcla de marcas
Resultados
El principal resultado fue la implementación de todos los requisitos necesarios en el tiempo necesario para iniciar la distribución de las vacunas.
La utilización de estas capacidades analíticas fue también fundamental para ayudar a definir la mejor red de distribución: al implementar una estrategia de x-docking, el costo de la entrega se redujo en un 25%.
Al haber diferentes tipos de vacunas, con diferentes formatos de envase, surgió la necesidad de implementar un algoritmo capaz de determinar el número ideal de cajas necesarias. La solución desarrollada redujo el número de cajas utilizadas en un 30%, lo que afectó directamente no sólo al número de recursos físicos necesarios, sino que también mejoró la utilización de la capacidad de los camiones, permitiendo realizar más entregas.
Otros resultados intangibles:
· Operación creada desde cero con todos los cambios y personalizaciones realizados online (tolerancia cero a errores)
Comunicación eficaz entre todas las partes: almacén, conductores, sala de control de la misión y fuerzas de seguridad
